BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Sesuai dengan
Permenkes No. 749a/1989 tentang Rekam
Medis, bahwa semua tempat pelayanan kesehatan baik itu rumah sakit,
puskesmas, maupun klinik wajib mengadakan pelayanan rekam medis guna
meningkatkan mutu pelayanan kesehatan. Rekam medis merupakan sarana yang sangat
penting dalam sebuah pelayanan kesehatan karena rekam medis berfungsi sebagai
sumber informasi dan acuan baik mengenai data sosial, data medis, hingga segala
tindakan pengobatan yang diberikan kepada pasien.
Rekam medis
adalah sebuah berkas mengenai data sosial, data medis, maupun data yang berisi
informasi mengenai segala tindakan dan segala keadaan pasien di masa lalu
maupun di masa sekarang. Karena sebuah rekam medis berisi berkas keadaan pasien
maka berkas tersebut harus dikelola dengan baik agar dapat terasakan
manfaatnya. Jadi, pengertian rekam medis bukan hanya sebuah kegiatan pencatatan
namun juga berbagai kegiatan mulai dari penerimaan pasien hingga pengambilan
kembali maupun pemusnahan.
Pada makalah ini
penulis akan membahas mengenai kegiatan rekam medis khusunya kegiatan
penyimpanan, pengelolaan, pengambilan kembali hingga kegiatan pemusnahan berkas
rekam medis tersebut. Secara umum berbagai
kegiatan tersebut masuk ke
dalam kegiatan pengelolaan berkas atau
dokumen dan pengarsipan, artinya upaya mengelola rekam medis agar isinya
lengkap, mudah disimpan, dan mudah diambil kembali jika dibutuhkan. Pengelolaan
ini berkaitan dengan tempat penyimpanan rekam medis, sistem penomoran,
alat-alat yang digunakan, assembling, dan kegiatan analisis baik secara
kualitatif maupun kuantitatif.
B.
Rumusan
Masalah
1. Apa
itu pengertian rekam medis dan kegiatannya ?
2. Bagaimana
cara pengelolaan serta penyimpanan rekam medis ?
3. Bagaimana
cara pengambilan kembali (retrival) berkas rekam medis ?
4. Bagaimana
ruang penyimpanan dan pengelolaan rekam medis ?
5. Bagaimana
perencanaan akan berkas rekam medis yang tidak
aktif lagi ?
6. Bagaimana cara pemusnahan berkas rekam medis ?
C.
Tujuan
Penulisan
1. Untuk mengetahui pengertian rekam medis dan
kegiatannya
2. Untuk
mengetahui cara pengelolaan serta penyimpanan rekam medis
3. Untuk mengetahui cara pengambilan kembali
(retrival) berkas rekam medis
4. Untuk
mengetahui ruang penyimpanan dan pengelolaan rekam medis
5. Untuk
mengetahui perencanaan akan berkas rekam medis yang tidak aktif lagi
6. Bagaimana
cara pemusnahan berkas rekam medis
BAB II
SISTEM PENYIMPANAN REKAM MEDIS
A. Pengertian Rekam Medis
dan Kegiatannya
Rekam
medis adalah segala bentuk kegiatan dari penerimaan pasien hingga pasien
kembali dari tempat pelayanan kesehatan baik dalam keadaan sehat maupun
meninggal. Definisi rekam medis berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia
dipisahkan per-kata yaitu Rekam (KBBI 1995:828) yang berarti 1berkas
atau yang diucapkan dan ditulis atau 2hasil perekaman yang berupa
keterangan mengenai hasil pengobatan terhadap pasien, sedangkan Medis (KBBI
1995:640) berarti termasuk atau berhubungan dengan bidang kedokteran.
Menurut
Huffman (1982:33) rekam medis adalah
informasi mengenai siapa, apa, mengapa, dimana, bilamana, dan bagaimana
pelayanan yang diberikan kepada pasien selama masa perawatannya, agar lengkap
maka rekam medis harus berisi informasi yang cukup dan secara jelas menerangkan
identitas pasien, mendukung diagnose, membenarkan pengobatan yang diterimanya
serta mencatat hasil-hasil pemeriksaan secara tepat.
Menurut
Gemala Hatta (Sabarguna 2004:63)
rekam medis adalah siapa, apa, mengapa, dimana, harapan, dan bagaimana pelayanan yang diperoleh pasien selama dirawat dan
diobati. Sedangkan pada Permenkes No.
269/Menkes/Per/III/2008 dijelaskan bahwa rekam medis adalah berkas yang
berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.
Sedangkan
menurut Dirjen Yanmed (2006)
dijelaskan secara luas bahwa rekam medis tidak hanya sekedar kegiatan
pencatatan, akan tetapi mempunyai pengertian sebagai suatu sistem
penyelenggaraan suatu instalasi atau unit
kegiatan. Sedangkan kegiatan pencatatannya sendiri hanya merupakan salah
satu bentuk kegiatan yang tercantum di dalam uraian tugas yang dimulai pada
saat diterimanya pasien di rumah sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data
medik pasien selama pasien itu mendapatkan pelayanan medik di rumah sakit dan
dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan
penyimpanan serta pengeluaran berkas dari tempat penyimpanan untuk melayani
permintaan atau peminjaman apabila dari pasien atau untuk keperluan lainnya.
Kegiatan
Rekam Medis berdasarkan SK Dirjen Yanmed No. YM.00.03.2.2.1296 tahun 1996,
yaitu :
1.
Penerimaan pasien
2.
Pencatatan
3.
Pengelolaan Data Medis
4.
Penyimpanan Rekam Medis
5.
Pengambilan kembali
(Retrival)
Sedangkan
berdasarkan Pedoman Akredetasi RS tahun 2002, kegiatan rekam medis yaitu :
1.
Penerimaan pasien (pencatatan data sosial
pasien)
2.
Pencatatan data-data
pelayanan
3.
Pengelolaan data
(coding, indexing)
4.
Pelaporan
5.
Penyimpanan atau
pengambilan kembali
Dari
penjelasan diatas maka secara garis besar kegiatan rekam medis terdiri dari 3
kegiatan, yaitu :
1.
Pencatatan,
yaitu pencatatan identitas pasien yang dilakukan di tempat pendaftaran atau
tempat penerimaan pasien (TPP) baik di rawat jalan, UGD, maupun rawat inap dan dikerjakan
oleh petuga rekam medis. Pencatatan anamnesa, pemeriksaan fisik, diagnosis,
pemeriksaan penunjang, terapi, dan tindakan medis dilakukan di tempat pelayanan kesehatan rawat
jalan, UGD, dan rawat inap serta ruang pemeriksaan penunjang.
2.
Pengelolaan atau
pengarsipan, yaitu upaya mengelola rekam medis agar isinya lengkap, mudah disimpan, dan mudah diambil kembaliika
dibutuhkan. Pengelolaan berkaitan dengan tempat penyimpanan rekam medis, sistem
penomoran, alat-alat yang digunakan, assembling, dan analisa baik secara
kualitatif maupun kuantitatif.
3.
Pengelolaan data,
yaitu kegiatan mengumpulkan, menghitung, dan menganalisa data-data dari
kegiatan maupun data-data medis dan non-medis yang ada direkam medis sehingga
menjadi laporan atau informasi yang dibutuhkan baik oleh pihak intern maupun
ekstern.
B. Pengelolaan dan
Penyimpanan Rekam Medis
1. Sistem Penamaan Rekam
Medis
Penulisan
Nama pada berkas rekam medis menurut Tata Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah
Sakit (1991:11) adalah :
a.
nama pasien harus
lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata. Dengan demikian, ada beberapa
kemungkinan dalam penulisan nama :
1)
nama pasien sendiri
bila telah terdiri dari dua suku kata.
2)
nama pasien sendiri
diikuti dengan nama suami, bila dia merupakan perempuan bersuami.
3)
nama pasien dilengkapi
dengan nama orang tua, biasanya ayah.
4)
bagi pasien yang
memiliki nama keluarga/marga didahulukan dan kemudian diikuti dengan nama
pasien sendiri.
b.
nama ditulis dengan
huruf cetak dan mengikuti ejaan yang
disempurnakan.
c.
bagi pasien perempuan,
diakhiri dengan Ny. Atau Nn. sesuai dengan statusnya.
d.
pencantuman titel
ditulis setelah nama lengkap pasien.
e.
tuan, saudara, bapak,
tidak dicantumkan.
2. Sistem Penomoran Rekam
Medis
Pada
setiap lembaga pelayanan kesehatan, rekam medis disimpan sesuai nomor yaitu
nomor pasien masuk (admission number). Menurut
buku Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit, sistem penomoran pasien
masuk ada tiga, yaitu :
a.
pemberian nomor cara
seri
Sistem
ini dilakukan dengan cara memberikan nomor rekam medis yang berbeda setiap
pasien berkunjung ke rumah sakit tersebut. Sehingga rekam medisnya pun
disimpan di berbagai tempat sesuai
dengan nomornya.
b.
pemberian nomor cara
unit
Sistem
ini dilakukan dengan memberikan hanya nomor rekam medis baik untuk berobat rawat jalan maupun rawat
inap. Sehingga nomor tersebut akan digunakan oleh pasien setiap kali berobat ke
rumah sakit tersebut dan berkas rekam medisnya pun hanya disimpan pada satu tempat dengan satu nomor yang sama.
c.
pemberian nomor cara
seri unit
Sistem
ini merupakan gabungan dari kedua sistem diatas. Jadi, pasien akan diberikan
nomor rekam medis yang baru setiap berkunjung ke rumah sakit. Namun, berkas rekam medisnya
akan disimpan dibawah rekam medis sebelumnya. Setiap rekam medis yang diambil
dan dipindahkan harus diberikan catatan pada tempat sebelumnya dipindahkan kemana rekam medis tersebut.
Dari
ketiga sistem tersebut, sistem seri unit lah yang dianggap paling efektif
karena akan memudahkan petugas rekam medis dalam pengelolaannya. Selain itu
juga akan cepat untuk menggambarkan riwayat penyakit si pasien. Sedangkan pada
sistem seri, kelemahannya terletak pada letak berkas yang berceceran dan sistem
seri unit kelemahannya pada kegiatan memindah-mindahkan berkas tersebut.
3. Sistem Penyimpanan
Rekam Medis
Kegiatan
penyimpanan rekam medis bertujuan untuk melindunginya dari kerusakan fisik dan
isinya itu sendiri. Rekam medis harus dilindungi dan dirawat karena merupakan benda yang sangat
berharga bagi rumah sakit.
Ada
dua cara penyimpanan berkas rekam medis itu sendiri, yaitu :
a. sentralisasi
yaitu
penyimpanan rekam medis dimana antara rekam medis kunjungan poliklinik dan
rekam medis ketika pasien dirawat dibuat menjadi satu kesatuan dan disimpan di
bagian rekam medis.
Tabel.1. Penyimpanan
Sentralisasi
KELEBIHAN
|
KELEMAHAN
|
1)
dapat mengurangi
terjadinya duplikasi berkas rekam medis
|
1)
perlu waktu dalam
pelayanan rekam medis
|
2)
dapat menyeragamkan
tata kerja, peraturan, dan alat yang
digunakan
|
2)
perlu ruangan, alat,
dan pegawai yang lebih banyak jika tempat penyimpanan jauh dengan lokasi
penggunaan rekam medis
|
3)
efisiensi kerja
petugas
|
|
4)
permintaan rekam
medis dapat dilayani setiap saat
|
b. desentralisasi
yaitu
sistem penyimpanan rekam medis dimana terjadi pemisahan antara rekam medis
kunjungan poliklinik dan rekam medis selama pasien dirawat. Rekam medis
kunjungan poliklinik disimpan di poliklinik yang bersangkutan sedangkan rekam
medis perawatan disimpan di bagian rekam medis.
Tabel.2. Penyimpanan Desentralisasi
KELEBIHAN
|
KELEMAHAN
|
1)
efisiensi waktu
dimana pasien mendapatkan pelayanan yang lebih cepat
|
1)
terjadi duplikasi
rekam medis sehingga riwayat penyakit terpisah
|
2)
kerja petugas rekam
medis lebih ringan
|
2)
biaya pengadaan rekam
medis lebih banyak
|
3)
pengawasan terhadap
berkas rekam medis lebih ketat karena lingkupnya sempit
|
3)
bentuk dan isi rekam
medis berbeda
|
4)
menghambat pelayanan
jika rekam medis dibutuhkan oleh unit lain
|
Sedangkan
sistem penyimpanannya, biasanya dilakukan dengan sistem numerik. Ada tiga
sistem numerik dalam penyimpanan berkas rekam medis, yaitu :
a. sistem nomor langsung (straight numerical filling system)
yaitu
penyimpanan berkas rekam medis pada secara berurutan sesuai dengan nomor urut
rekam medis tersebut. Misalnya :
220910, 220911, 220912, dan seterusnya.
Kelebihan :
1)
memudahkan dalam pengambilan
sejumlah rekam medis dengan nomor yang berurutan dan untuk rekam medis yang
tidak aktif lagi
2)
memudahlan dalam
melatih petugas penyimpanan rekam medis
Kelemahan :
1)
kesibukan tidak merata,
kegiatan tersebuk terjadi pada rak penyimpanan rekam medis dengan nomor terbaru
2)
perlu konsentrasi
petugas untuk menghindari kesalahan penyimpanan rekam medis (nomor tertukar)
3)
pengawasan kerapian
sukar dilakukan
b. sistem nomor akhir (terminal digit filling system)
yaitu
sistem yang menggunakan nomor dengan 6 angka yang dikelompokkan menjadi tiga.
Angka pertama terdiri dari dua kelompok
angka yang terletak paling kanan, angka kedua terdiri dari dua kelompok
angka yang terletak di tengah, dan angka
ketiga terdiri dari dua angka yang terletak paling kiri. Misalnya :
22 09 10
(angka ketiga) (angka
kedua) (angka pertama)
tertiary digit secondary digit primary digit
Dalam
penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok angka pertama yaitu 00
sampai dengan 99. pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan
membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka
pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis
disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis dimpan
didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap
kelompok penyimpanan nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan.
Contoh :
22-09-10
23-09-10
24-09-10
25-09-11
26-09-12
Kelebihan :
1)
pertambahan rekam medis
merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan
2)
pekerjaan penyimpanan
dan pengambilan rekam medis dapat dibagi secara merata
3)
kekeliruan menyimpan
dapat di cegah, karena petugas hanya memperhatikan 2 (dua) angka akhir saja
dalam memasukkan rekam medis kedalam rak
Sedangkan kelemahannya adalah perlu
waktu yang cukup lama untuk melatih dan membimbing petugas penyimpanan.
c. sistem nomor tengah (middle digit)
Dalam sistem penyimpanan angka tengah,
rekam medis diurutkan dengan pasangan angka-angka. Angka yang terletak ditengah
menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan
angka paling kanan menjadi angka ketiga. Contoh :
22 09 10
(angka kedua) (angka
pertama) (angka ketiga)
Kelebihan :
1)
memudahkan pengambilan
100 buah rekam medis yang nomornya berurutan
2)
penggantian dari sistem
nomor langsung ke sistem angka tengah lebih muda daripada penggantian sistem
nomor langsung ke sistem angka akhir
3)
penyebaran nomor-nomor
lebih merata jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak
menyamai sistem angka akhir
4)
petugas dapat dibagi pada section penyimpanan
tertentu sehingga kekeliruan menyimpan dapat di cegah
Kelemahan :
1)
memerlukan latihan dan
bimbingan yang lebih lama bagi petugas
2)
terjadi rak lowong pada
beberapa section, bila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif (Depkes,
1991 : 19)
C. Pengambilan Kembali
(Retrival) Berkas Rekam Medis
Pengambilan
rekam medis juga memiliki tata cara tertentu. Adapun tata cara pengambilan
rekam medis pasien yang dibutuhkan dari ruang penyimpanan rekam medis adalah
sebagai berikut:
1. Pengeluaran rekam medis
Ketentuan pokok yang harus ditaati di
tempat penyimpanan adalah :
a.
rekam medis tidak boleh
keluar dari ruangan rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu permintaan.
b.
apabila rekam medis
dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Seharusnya
setiap reka medis kembali lagi keraknya pada setiap akhir kerja pada hari yang
bersamaan.
c.
rekam medis tidak di
benarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan.
d. permintaan
rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang
melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang
telah ditentukan. petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan
nomor rekam medisnya.
2. Petunjuk keluar (outguide)
Petunjuk
keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis.
Petunjuk keluar ini digunakan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang
diambil dari rak penyimpanan dan tetap berada di rak tersebut sampai rekam
medis yang diambil kembali.
3. Kode warna (sampul map)
Kode
warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada sampul, untuk mencegah keliru
simpan dan memudahkan mencari map yang salah simpan. Garis-garis warna denga
posisi yang berbeda pada pinggiran folder, menciptakan bermacam-macam posisi
warna yang berbeda-beda untuk tiap section penyimpanan rekam medis. Terputusnya
kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan
menyimpan. Cara yang digunakan adalah 10 macam warna untuk 10 angka pertama
dari 0 sampai 9. (Dep. Kes, 1991 : 27).
D. Ruang Pengelolaan dan
Penyimpanan Rekam Medis
Lokasi ruangan rekam medis harus dapat
memberi pelayanan cepat kepada seluruh pasien, mudah dijangkau dari segala
penjuru, dan mudah menunjang pelayanan administrasi. Alat penyimpanan yang
baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan,
perhatian terhadap faktor keselamatan petugas, bagi suatu ruangan penyimpanan
rekam medis sangat membatu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan
produktivitas pegawai. Penerangan atau lampu yang baik, menghindari kelelahan
penglihatan petugas. Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban,
pencegahan debu dan pencegahan bahaya kebakaran.
Ruangan penyimpanan arsip harus
memperhatikan hal-hal berikut :
1. Ruangan
penyimpanan arsip jangan terlalu lembab, harus dijaga supaya tetap kering. Supaya
ruangan tidak terlalu lembab perlu diatur berkisar 650 F sampai 750 F dan
kelembaban udara sekitar 50% sampai 65%. Untuk dihidupkan selama 24 jam terus
menerus. Perhatikan AC juga bisa mengurangi banyaknya debu.
2. Ruangan
harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari.
Sinar matahari, selain memberikan penerangan ruangan, juga dapat membantu
membasmi musuh kertas arsip.
3. Ruangan
hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan kertas arsip,
antara lain jamur, rayap, ngengat. Untuk menghindarinya dapat digunakan sodium
arsenite, dengan meletakkannya di celah-celah lantai. Setiap enam bulan sekali
ruangan disemprot dengan racun serangga seperti : DDT, Dieldrin, Prythrum,
Gaama Benzene Hexacloride, dengan cara menyemprotkan racun pada dinding, lantai
dan alat-alat yang dibuat dari kayu.
4.
Ruangan
penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain untuk menjaga
keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia,
mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, dan menghindari pegawai lain memasuki
ruangan sehingga pencurian arsip dapat dihindari. (Wursanto, 1991 : 221). Alat
penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka (open self file
unit), lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan roll o’pack. Alat
ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu karena harganya yang sangat
mahal. Rak terbuka dianjurkan karena harganya lebih murah,
petugas dapat mengambil dan menyimpan
rekam medis lebih cepat, dan menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak
rekam medis dan tidak terlalu makan tempat. Harus tersedia rak-rak penyimpanan
yang dapat diangkat dengan mudah atau rak-rak beroda.
5.
Jarak antara dua buah rak untuk
lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika menggunakan lemari lima laci
dijejer satu baris, ruangan lowong didepannya harus 90 cm, jika diletakkan
saling berhadapan harus disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk
memungkinkan membuka laci-laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih
rapi dan rekam medis terlindungdari debu dan kotoran dari luar. Pemeliharaan
kebersihan yang baik, akan memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal
penggunaan rak-rak terbuka. Faktor-faktor keselamatan harus diutamakan pada
bagian penyimpanan rekam medis. (Dep.Kes, 1991 : 24).
E. Perencanaan Berkas
Rekam Medis yang Tidak Aktif
Retensi atau lamanya penyimpanan rekam
medis diatur berdasarkan Surat Keputusan Nomor : YM.00.03.3.3683 tanggal 16
Agustus 1991 tentang jadwal retensi/lama penyimpanan rekam medis. Pemusnahan
rekam medis mengacu kepada Surat Edaran Dirjen Yan.Med Nomor HK.00.05.001.60
tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dan
pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit. Berikut ini adalah jadwal
retensi/lamanya penyimpanan rekam medis.
Tabel.3.
Jadwal Retensi atau Lamanya Penyimpanan
No.
|
KASUS
|
AKTIF
|
IN-AKTIF
|
1.
|
Penyakit dalam :
a. umum
b. jantung
c. paru-paru
|
5 tahun
10 tahun
5 tahun
|
2 tahun
2 tahun
2 tahun
|
2.
|
Saraf
|
5 tahun
|
2 tahun
|
3.
|
Penyakit kulit :
a. umum
b. kusta
|
5 tahun
15 tahun
|
2 tahun
2 tahun
|
4.
|
Jiwa :
a. umum
b. Ketergantungan
obat
|
10 tahun
15 tahun
|
5 tahun
2 tahun
|
5.
|
Anak
|
5 tahun
|
2
tahun
|
6.
|
Kebidanan/kandungan
|
5 tahun
|
2
tahun
|
7.
|
Bedah
|
5 tahun
|
2
tahun
|
8.
|
Bedah saraf
|
5 tahun
|
2 tahun
|
9.
|
Orthopedi
|
10 tahun
|
2 tahun
|
10.
|
THT
|
5 tahun
|
2 tahun
|
11.
|
Gigi dan mulut :
a. infeksi
rahang
1) dewasa
2) anak
b. trauma
c. cacat
bawaan
1) celah
bibir
2) celah
langit
d. kelainan
rahang
e. tumor
f. exodentia
g. orthodentic
h. edodentic
i. periodentic
1) protetic
2) pedodentic
|
5 tahun
5 tahun
10 tahun
12 tahun
15 tahun
15 tahun
15 tahun
5 tahun
10 tahun
5 tahun
10 tahun
5 tahun
|
2 tahun
2 tahun
2 tahun
2 tahun
2 tahun
2 tahun
2 tahun
2 tahun
2 tahun
2 tahun
2 tahun
2 tahun
|
12.
|
Kasus lainnya
|
Ditentukan oleh SMF masing-masing
sesuai ketentuannya
|
|
Sumber
: Buku Pedoman Rekam Medis (RSU Gunung Sitoli, 2005 : 35)
Pada umumnya rekam medis dinyatakan
tidak aktif apabila selama 5 tahun terakhir rekam medis tersebuit tidak
digunakan lagi. Apabila tidak tersedia tempat penyimpanan rekam medsi aktif,
harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis yang aktif seirama dengan
pertambahan jumlah rekam medis baru dan pada saat diambilnya rekam medis tidak
aktif, di tempat semula harus diletakkan tanda keluar, untuk, mencegah
pencarian yang berlarut-larut pada saat diperlukan. Rekam medis yang tidak
aktif dapat disimpan di ruangan lain yang terpisah dari bagian rekam medis atau
dibuat microfilm. Jika digunakan microfilm, rekam medis aktif dan
tidak aktif dapat disimpan bersamaan, karena penyimpanan microfilm tidak
banyak memakan tempat. (Dep.Kes, 1991 :30).
Sebagian besar rekam medis selalu
menghadapi masalah kurangnya ruang penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang
pengelolaan rekam medis yang tidak aktif (in active records) harus
ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyipanan untuk rekam medis yang
baru. Patokan utama untuk menentukan rekam medis aktif atau tidak aktif adalah
besarnya ruangan yang tersedia untuk menyimpan rekam medis yang baru. Suatu
rumah sakit menentukan 5 tahun adalah batas umur untuk rekam medis aktif,
sedangkan di rumah sakit lain rekam medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan
tidak aktif, karena sangat terbatasnya ruang penyimpanan.
F. Pemusnahan Berkas Rekam
Medis
Sesuai Permenkes No.
269/MENKES/PER/III/2008 dijelaskan bahwa untuk Pelayanan Kesehatan di
Rumah Sakit dalam mengelola dan pemusnahan rekam medis
maka harus memenuhi aturan sebagai berikut:
1.
Rekam medis pasien rawat inap wajib
disimpan sekurang-kuangnya 5 tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang
dari berobat di rumah sakit.
2.
Setelah 5 tahun rekam medis dapat
dimusnahkan kecuali ringakasan pulang dan persetujuan tindakan medik.
3.
Ringakasan pulang dan persetujuan
tindakan medik wajib disimpan dalam jangka waktu 10 sejak ringkasan dan
persetujuan medik dibuat.
4.
Rekam medis dan ringkasan pulang
disimpan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan.
Untuk Pelayanan Kesehatan
non rumah Sakit dalam mengelola dan pemusnahan rekam medis harus memenuhi
aturan sebagai berikut:
1.
Rekam medis pasien wajib disimpan
sekurang-kuangnya 2 tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari
berobat. Setelah 2 tahun maka rekam medis dapat dimusnahkan.
Kerahasiaan isi rekam medis yang berupa identitas,
diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan harus
dijaga kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, petugas kesehatan lain, petugas
pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Untuk keperluan tertentu
rekam medis tersebut dapat dibuka dengan ketentuan:
1.
Untuk kepentingan kesehatan pasien.
2.
Atas perintah pengadilan untuk
penegakan hukum.
3.
Permintaan dan atau persetujuan
pasien sendiri.
4.
Permintaan lembaga /institusi
berdasarkan undang-undang.
5.
Untuk kepentingan penelitian, audit,
pendidikan dengan syarat tidak menyebutkan identitas pasien.
Permintaan rekam medis tersebut harus dilakukan
tertulis kepada pimpinan sarana pelayanan kesehatan.
Sesuai Ketentuan Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008
maka kita dapat menjalankan pengelolaan rekam medis di rumah sakit maupun non
rumah sakit. Dokter, dokter gigi dan petugas lain, pengelola dan pimpinan harus
menjaga kerahasiaan rekam medis serta dapat memanfaatkan rekam medis
sesuai ketentuannya
BAB III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
1. Rekam
medis adalah segala bentuk kegiatan dari penerimaan pasien hingga pasien
kembali dari tempat pelayanan kesehatan baik dalam keadaan sehat maupun
meninggal. Yang termasuk kegiatan rekam medis adalah kegiatan
pencatatan, pengelolaan pengarsipan, dan pengelolaan data.
2. Pengelolaan
dan penyimpanan rekam medis didasarkan pada sistem penamaan rekam medis, sistem
penomoran rekam medis dan sistem penyimpanan rekam medis.
3. Pengambilan
kembali (retrival) berkas rekam medis harus memperhatikan tata cara pengeluaran
rekam medis, petunjuk keluar, dan kode warna pada sampul map.
4. Lokasi
ruangan rekam medis harus dapat memberi pelayanan cepat kepada seluruh pasien,
mudah dijangkau dari segala penjuru, dan mudah menunjang pelayanan administrasi
serta dapat memberikan kenyamanan kepada petugas rekam medis yang bertugas.
5. Berkas
rekam medis yang sudah tidak aktif lagi
perlu disisihkan dan kemudian dimusnahkan agar tersedia tempat untuk berkas rekam medis
yang baru.
6. Pemusnahan
berkas rekam medis harus sesuai Ketentuan Permenkes
No. 269/MENKES/PER/III/2008.
No. 269/MENKES/PER/III/2008.
B.
Saran
1. Sebuah
instansi kesehatan harusnya memiliki petugas dan ruangan rekam medis yang
menunjang peningkatan pelayanan kesehatan.
2. Segala
bentuk kegiatan rekam medis harus dibuat
menjadi suatu Prosedur Tetap agar terjadi keseragaman langkah yang baik dan
benar.
DAFTAR PUSTAKA
.Buku Pedoman Rekam Medis.
2005. Medan : RSU Gunung Sitoli.
Akasah, Amd.Perkes.,
S.Sos., MM. Pengelolaan Sistem Rekam Medis. 2008. Bandung : Politeknik
Piksi Ganesha.
www.google.com/penyimpanan_rekam_medik/medicalrecord diakses tanggal 17 Januari 2012 pukul 15:09.
www.iluniFK83.com/rekam_medis
diakses tanggal 28 Januari 2012 pukul 13:01.
www.yunikhoiron.wordpress.com
diakses tanggal 17 Januari 2012 pukul 15:15.
Akasah. 2008. Modul Pengelolaan Sistem Rekam
Medis II. Bandung : Politeknik Piksi Ganesha.
International
Classification of Diseases and Related Health Problem. Second
Ed. Geneva. WHO, 1992.
LAMPIRAN
.sesama anak rekam medis :) saya snang bisa brbagi ilmu,, terimakasih infonya :)
BalasHapus.salam kenal dr anak rekam medis di lombok
samasama :) semangat untuk RMIK !!
BalasHapusterima kasih atas informasinya ya mbak..,
BalasHapusijin copas ya buat belajar..,
terima kasih udah mau berbagi,, ijin copas untuk bahan Tugas Akhir, :)
BalasHapusterima kasihh
makasih informasinya, sangat bermanfaat, semoga sukses selalu :)
BalasHapusmba, berapa lama masa berlaku data yg terdapat di rekam medis??
BalasHapusterima kasih, blog sangat bermanfaat bagi saya,,, ijin share
BalasHapusAplikasi Klinik
terima jasa pemusnahan arsip/dokumen. bisa di dokumentasi (foto/video dan berita acara).
BalasHapusminat hub :
0813 1085 1829
syafeii
Perkenalkan, saya dari tim kumpulbagi. Saya ingin tau, apakah kiranya anda berencana untuk mengoleksi files menggunakan hosting yang baru?
BalasHapusJika ya, silahkan kunjungi website ini www.kbagi.com untuk info selengkapnya.
Di sana anda bisa dengan bebas share dan mendowload foto-foto keluarga dan trip, music, video, filem dll dalam jumlah dan waktu yang tidak terbatas, setelah registrasi terlebih dahulu. Gratis :)